آیا کیت ابزار شما را نگه می دارد؟ این را بررسی کنید

من فکر می کردم که ابزار بیشتر به معنای پیشرفت بیشتر است. یک تابلوی پروژه برای وظایف، یک برنامه چت برای به روز رسانی، یک ابزار سند برای یادداشت ها، یک فرم ساز جداگانه، یک سرویس اشتراک فایل و چندین برنامه افزودنی مرورگر مفید به نظر می رسید. سپس کار شروع به کند شدن کرد. قبل از اینکه کسی بداند مالک آن چه کسی است، یک درخواست ساده می تواند از چهار پلتفرم عبور کند. مردم اطلاعات یکسانی را در مکان های مختلف کپی می کردند. به روز رسانی های کوچک از دست رفته است. اعضای تیم به جای تکمیل کار، بخشی از روز را صرف بررسی ابزارها می کردند. جعبه ابزار شما ممکن است این نوع اصطکاک را ایجاد کند اگر: - جزئیات پروژه یکسان را در چندین مکان ذخیره کنید. - اعضای تیم می پرسند که آخرین فایل را کجا پیدا کنند. - یک کار به به روز رسانی دستی در چندین برنامه نیاز دارد. - مردم یادداشت های خصوصی نگه می دارند زیرا استفاده از سیستم اصلی سخت است. - پرسنل جدید قبل از اینکه بتوانند کارهای اولیه را تکمیل کنند به توضیحات طولانی نیاز دارند. - شما برای ابزارهایی که فقط چند نفر باز می کنند پول می دهید. - اعلان ها بدون کمک به افراد در تصمیم گیری، کار را قطع می کنند. ممکن است مشکل از تعداد ابزارها نباشد. مسئله این است که چگونه با هم هماهنگ می شوند. من با گردش کار شروع می کنم، نه نرم افزار. یک فرآیند رایج مانند دریافت درخواست مشتری، تهیه یک قیمت، تایید طرح یا انتشار یک کمپین را یادداشت کنید. هر مرحله را از اولین پیام تا نتیجه نهایی دنبال کنید. برای هر مرحله، موارد زیر را ثبت کنید: - شخص مسئول - ابزار مورد استفاده - اطلاعات وارد شده - فرد بعدی که به آن نیاز دارد - نقطه ای که تاخیرها اتفاق می افتد. یک تیم ممکن است بر این باور باشد که از یک پلت فرم پروژه استفاده می کند، در حالی که تصمیمات کلیدی در پیام های چت باقی می مانند و فایل های نهایی در پوشه های شخصی قرار می گیرند. یک تیم بازاریابی پنج نفره مثال مفیدی ارائه می دهد. ممکن است درخواست کمپین را از طریق ایمیل دریافت کند، آن را در چت مورد بحث قرار دهد، وظایف را در یک برنامه پروژه ردیابی کند، کپی را در یک ابزار سند ذخیره کند، و فایل‌ها را از طریق یک سرویس جداگانه ارسال کند. هیچ یک از این انتخاب ها به طور خودکار اشتباه نیست. کاهش سرعت زمانی ظاهر می شود که هر پلتفرم نسخه متفاوتی از همان کمپین را داشته باشد. یک نفر عنوان یک سند را تغییر می دهد. شخص دیگری یک فایل قدیمی را بررسی می کند. در حالی که مشتری منتظر تایید است، تابلوی پروژه هنوز "پیش نویس" را نشان می دهد. من این مشکل را با دادن یک صفحه اصلی به هر نوع اطلاعات برطرف می کنم: - درخواست ها از طریق یک فرم یا صندوق ورودی مشترک وارد می شوند. - وظایف در یک هیئت مدیره پروژه زندگی می کنند. - فایل های کاری در یک پوشه مشترک باقی می مانند. - تصمیمات در کنار وظیفه مربوط ثبت می شود. - ارتباط با مشتری از یک کانال توافق شده پیروی می کند. هدف حذف هر ابزاری نیست. هدف حذف کارهای مکرر و مالکیت نامشخص است. بعد، مرور کنید که هر ابزار چند بار از یک کار واقعی پشتیبانی می کند. داده‌های استفاده خود را در صورت موجود بودن باز کنید. به کاربران فعال، اقدامات مکرر، نیازهای ذخیره سازی و ادغام ها نگاه کنید. با افرادی که هر روز از سیستم استفاده می کنند صحبت کنید. ابزاری که برای یک مدیر مفید به نظر می رسد ممکن است برای تیمی که کار را تکمیل می کند کند باشد. سوالات عملی بپرسید: - آیا این ابزار یک مرحله را کاهش می دهد؟ - آیا از اشتباهات جلوگیری می کند؟ - آیا به مردم در یافتن اطلاعات کمک می کند؟ - آیا با ابزار دیگری که قبلاً از آن استفاده می کردیم وصل می شود؟ - آیا یک عضو جدید تیم می تواند جریان کار اولیه را بدون پشتیبانی اضافی یاد بگیرد؟ لیست ویژگی ها به این سوالات پاسخ نمی دهد. استفاده روزانه انجام می دهد. کپی دستی رو هم چک میکنم وارد کردن مجدد نام، تاریخ، وضعیت یا پیوند فایل ممکن است فقط یک دقیقه طول بکشد. که در بسیاری از پروژه ها تکرار می شود، به منبع ثابتی از خطاها و تلاش های بیهوده تبدیل می شود. یک ادغام ساده ممکن است به شما کمک کند، اما اتوماسیون باید پس از روشن شدن فرآیند انجام شود. خودکار کردن یک گردش کار گیج کننده می تواند سردرگمی را سریعتر گسترش دهد. آزمون را کوچک نگه دارید. یک فرآیند و یک تیم را انتخاب کنید. یک معیار عملی تنظیم کنید، مانند: - تحویل کمتر - ورود داده های تکراری کمتر - مسیرهای تایید کوتاه تر - سوالات کمتر در مورد مکان فایل - به روز رسانی کارهای از دست رفته کمتر تست را برای یک چرخه کاری عادی اجرا کنید. از کاربران بپرسید که چه چیزی راحت تر است و چه چیزی هنوز باعث اصطکاک می شود. بازخورد باید از افرادی باشد که کار را انجام می دهند، نه تنها از شخصی که نرم افزار را انتخاب کرده است. برخی از ابزارها حتی زمانی که هر روز استفاده نمی شوند، شایسته ماندن هستند. یک سیستم حقوق و دستمزد، پلت فرم امنیتی یا خدمات پشتیبان ممکن است از خطری پشتیبانی کند که به سختی قابل مشاهده است. استفاده به تنهایی نباید آینده آن را تعیین کند. قبل از حذف یک ابزار، نقشی را که بازی می کند بررسی کنید. یک جعبه ابزار تمیز ابزاری نیست که کمترین برنامه را دارد. این چیزی است که به مردم کمک می کند بفهمند چه کاری باید انجام دهند، کجا آن را انجام دهند، و چه کسی مالک قدم بعدی است. اگر تیم شما انرژی بیشتری را صرف ابزارهای مدیریتی نسبت به پیشبرد کار می کند، یک گردش کار را در این هفته ترسیم کنید. ورودی مکرر، انتقال نامشخص و منبع گمشده حقیقت را بیابید. یکی از آنها را اصلاح کنید، نتیجه را مشاهده کنید و اجازه دهید استفاده واقعی تغییر بعدی را هدایت کند.

ابزارهایی که من استفاده می کنم نحوه کار من را شکل می دهند. وقتی نرم‌افزار من کند، گیج‌کننده یا ضعیف با کار منطبق است، حتی کارهای ساده نیز بیشتر طول می‌کشد. به‌روزرسانی‌های از دست رفته، ورود مکرر داده‌ها، و فایل‌های پراکنده می‌توانند بی‌صدا کیفیت نتایج من را کاهش دهند. ارتقاء ابزارها به معنای خرید گران ترین گزینه نیست. یعنی ابزارهایی را انتخاب کنم که اصطکاک را از کار روزانه من دور کند. ### با مشکلی که من با بررسی اینکه در کجا سرعت کار را کاهش می‌دهد شروع می‌کنم. آیا زمان زیادی را صرف کپی کردن اطلاعات بین سیستم ها می کنم؟ آیا اعضای تیم در پوشه های مختلف یک فایل را جستجو می کنند؟ آیا مشتریان بیش از حد منتظر پاسخ هستند؟ آیا تهیه گزارش ها ساعت ها طول می کشد؟ این سوالات به من کمک می کند تا یک ابزار را به یک نیاز واقعی متصل کنم. یک پلتفرم جدید ممکن است جذاب به نظر برسد، اما ممکن است مشکلی را که هر روز بر کار من تأثیر می گذارد، حل نکند. من کار، روند فعلی و نتیجه ای را که می خواهم یادداشت می کنم. این به من یک راه ساده برای قضاوت در مورد مفید بودن یک ابزار می دهد. ### ابزارهایی را انتخاب کنید که متناسب با گردش کار باشد یک ابزار خوب باید از روشی که قبلاً کار می‌کردم پشتیبانی کند یا مدیریت آن فرآیند را آسان‌تر کند. به عنوان مثال، یک تیم فروش کوچک ممکن است از یک ابزار برای یادداشت های مشتری، ابزار دیگر برای ایمیل و یک صفحه گسترده جداگانه برای پیگیری استفاده کند. هر ابزار ممکن است به تنهایی کار کند. آنها با هم می توانند کارهای تکراری و جزئیات از دست رفته را ایجاد کنند. یک پلت فرم ارتباط با مشتری ممکن است این وظایف را در یک مکان بیاورد. این تیم می‌تواند تماس‌ها را ضبط کند، پیگیری‌ها را پیگیری کند و تاریخچه مشتریان را بدون بررسی چندین سیستم مشاهده کند. هدف جمع آوری نرم افزار بیشتر نیست. هدف ایجاد شکاف کمتر بین وظایف است. ### عملکردهای اساسی را بررسی کنید قبل از اینکه ابزاری را انتخاب کنم، چند نکته کاربردی را مرور می کنم: - آیا مشکل اصلی را حل می کند؟ - آیا رابط کاربری آسان برای تیم قابل درک است؟ - آیا می تواند با ابزارهایی که قبلاً استفاده می کردم متصل شود؟ - آیا تعداد کاربران مورد نیاز من را پشتیبانی می کند؟ - اگر بعداً سیستم را تغییر دهم می توانم داده های خود را صادر کنم؟ - آیا شرایط قیمت گذاری و تمدید قابل درک است؟ - آیا ارائه دهنده منابع کمکی واضحی را ارائه می دهد؟ من همچنین ابزار را با یک کار کوچک تست می کنم. یک آزمایش کوتاه اغلب بیش از یک لیست طولانی از ویژگی ها را نشان می دهد. اگر نتوانم یک کار معمولی را بدون جستجوی کمک انجام دهم، ممکن است ابزار کار بیشتری نسبت به حذف آن اضافه کند. ### تغییر را اندازه گیری کنید ارتقای ابزار باید به بهبود قابل مشاهده منجر شود. من ممکن است ردیابی کنم: - زمان صرف شده برای کارهای تکراری - تعداد خطاهای دستی - زمان پاسخگویی به سوالات مشتری - ساعت های مورد نیاز برای ایجاد گزارش - تعداد پیگیری های از دست رفته - استفاده تیمی از سیستم جدید یک مثال ساده از یک خرده فروش آنلاین کوچک می آید. این تیم به‌روزرسانی‌های سهام را از طریق صفحات گسترده جداگانه مدیریت کرد. تعداد محصولات اغلب توسط افراد مختلف تغییر می کرد، که در هنگام رسیدن سفارش ها سردرگمی ایجاد می کرد. این تیم سوابق سهام را به یک سیستم مشترک منتقل کردند و یک فرآیند به‌روزرسانی اولیه را ایجاد کردند. پس از چند هفته، کارکنان زمان کمتری را صرف بررسی فایل‌های مختلف کردند و بررسی سفارش آسان‌تر شد. نتیجه از افزودن بسیاری از ویژگی ها حاصل نشد. این امر از دادن خانه ای شفاف به یک فرآیند ناشی می شود. ### به افراد کمک کنید از این ابزار استفاده کنند حتی یک ابزار خوب انتخاب شده ممکن است شکست بخورد اگر کسی نداند چگونه از آن استفاده کند. من راهنماهای کوتاهی برای کارهای رایج ایجاد می کنم، مانند افزودن سابقه مشتری، به روز رسانی وضعیت پروژه، یا یافتن سفارش گذشته. من زبان را ساده نگه می دارم و در صورت نیاز از اسکرین شات استفاده می کنم. یک جلسه کوتاه تیمی نیز می تواند کمک کننده باشد. من به جای توضیح یکباره همه ویژگی ها، روی کارهایی تمرکز می کنم که مردم اغلب انجام می دهند. وقتی کارکنان درک کنند که چرا ابزار انتخاب شده و چگونه از کار آنها پشتیبانی می کند، مدیریت پذیرش آسان تر می شود. ### نتیجه را مرور کنید بعد از اینکه ابزار برای مدتی استفاده شد، از تیم می‌پرسم چه چیزی تغییر کرده است. کدام کارها راحت ترند؟ مردم کجا هنوز زمان را از دست می دهند؟ از کدام ویژگی ها استفاده نمی شود؟ پس از راه اندازی چه مشکلاتی ظاهر شد؟ پاسخ ها ممکن است نشان دهند که ابزار به تنظیمات بهتر، آموزش واضح تر یا تغییر در گردش کار نیاز دارد. همچنین ممکن است نشان دهند که یک ویژگی برای تجارت فعلی مفید نیست. من بهبودهای مداوم را به تغییرات مداوم نرم افزار ترجیح می دهم. هر ابزار جدید کار راه اندازی، نیازهای آموزشی و نگرانی های داده را ایجاد می کند. یک تغییر باید دلیل روشنی پشت آن داشته باشد. ابزار مناسب جایگزین برنامه ریزی خوب یا افراد ماهر نخواهد شد. می تواند فرآیند تمیزتر، دسترسی بهتر به اطلاعات و زمان بیشتری را برای کارهایی که نیاز به قضاوت دارند به آنها بدهد. زمانی ابزارها را ارتقا می‌دهم که به من کمک کنند تلاش‌های مکرر را کاهش دهم، ارتباطات را بهبود بخشم و با دقت بیشتری به مشتریان خدمت کنم. نتایج بهتر با درک مشکل، آزمایش تناسب و اندازه‌گیری تغییرات پس از ارتقا شروع می‌شود.

قبلاً معتقد بودم که ابزارهای بهتر کار کند را حل می کنند. وقتی پروژه ای به آرامی پیش رفت، برنامه دیگری را اضافه کردم. وقتی یافتن فایل ها سخت شد، سیستم پوشه دیگری ایجاد کردم. وقتی به‌روزرسانی‌های تیم از دست رفت، اعلان‌های بیشتری را وصل کردم. نتیجه کار بهتری نبود. این صفحه نمایش بیشتر، رمزهای عبور بیشتر و زمان بیشتری صرف مدیریت ابزارها به جای خدمت به مشتریان بود. ابزارهای شما ممکن است زمانی که مراحل اضافی ایجاد می کنند، اطلاعات مفید را پنهان می کنند یا کارهای ساده را دشوار می کنند، شما را بازدارند. ## قبل از انتخاب ابزاری که با نوشتن کار به زبان ساده شروع می کنم به کار نگاه کنید. به عنوان مثال: - دریافت درخواست مشتری - بررسی جزئیات درخواست - ارسال پاسخ مناسب - ضبط مکالمه - پیگیری در صورت نیاز این لیست کار واقعی را نشان می دهد. همچنین تشخیص نقاط ضعف را آسان تر می کند. زمانی که مشکل اصلی فرآیند پاسخگویی نامشخص است، ممکن است یک شرکت سیستم مدیریت ارتباط با مشتری را خریداری کند. یک تیم ممکن است نرم افزار پروژه را زمانی اضافه کند که افراد ندانند مالک هر کار چه کسی است. یک ابزار نمی تواند فرآیندی را که تعریف نشده است اصلاح کند. ## با شمارش تعداد اقداماتی که یک کار نیاز دارد، مراحلی را که اغلب مشکل پیدا می‌کنم بشمار. تصور کنید یک دستیار فروش به یک سوال رسیدگی می کند: 1. ایمیل را باز کنید. 2. نام مشتری را کپی کنید. 3. مشتری را در سیستم دیگری جستجو کنید. 4. جزئیات محصول را در صفحه گسترده بررسی کنید. 5. یک سند قیمت باز کنید. 6. یک پاسخ بنویسید. 7. مکالمه را ضبط کنید. 8. یک یادآوری بعدی اضافه کنید. ممکن است هشت مرحله قابل کنترل به نظر برسد. وقتی دستیار هر روز 30 سؤال را انجام می دهد، تلاش مکرر سنگین می شود. یک ابزار مفید باید حرکت غیر ضروری بین سیستم ها را کاهش دهد. نباید افراد را مجبور کند که اطلاعات یکسانی را چندین بار وارد کنند. این سؤالات را بپرسید: - کجای کار کند می شود؟ - کدام اطلاعات بیش از یک بار وارد می شود؟ - کدوم مراحل فقط بخاطر نرم افزار هست؟ - آیا یک عضو تیم آموزش دیده می تواند کار را بدون درخواست کمک انجام دهد؟ پاسخ ها ممکن است نشان دهند که فرآیند قبل از نیاز شرکت به نرم افزار جدید نیاز به تمیز کردن دارد. ## مراقب اضافه بار ابزار باشید هر ابزاری هزینه ای ایجاد می کند. این هزینه ممکن است شامل موارد زیر باشد: - هزینه اشتراک - آموزش کارکنان - مدیریت حساب - انتقال داده ها - بررسی های امنیتی - پشتیبانی فنی - زمان صرف شده برای بررسی هشدارها یک کسب و کار کوچک ممکن است از ایمیل برای درخواست مشتری، یک برنامه چت برای سوالات داخلی، یک صفحه گسترده برای سوابق فروش، یک تابلوی کار برای پیگیری و یک سیستم جداگانه برای فاکتورها استفاده کند. هر ابزاری می تواند به تنهایی مفید به نظر برسد. آنها با هم ممکن است شکاف هایی ایجاد کنند. درخواست مشتری را می توان در چت مورد بحث قرار داد اما هرگز به رکورد فروش اضافه نشد. یک کار را می توان در یک برنامه کامل علامت گذاری کرد در حالی که مدیر هنوز منتظر به روز رسانی در برنامه دیگر است. اینگونه است که خطاهای کوچک به مشکلات عادی تبدیل می شوند. من یک لیست ابزار کوتاه با نقش های واضح را ترجیح می دهم. هر سیستم باید یک کار تعریف شده داشته باشد. اگر دو ابزار یک کار را انجام دهند، آنها را با هم مقایسه می کنم و ابزاری را که ارزش کمتری می افزاید حذف می کنم. ## بررسی کنید که آیا این ابزار برای تیم مناسب است یا خیر. یک سیستم ممکن است عملکردهای زیادی ارائه دهد، اما تیم ممکن است تنها به سه مورد نیاز داشته باشد. گزینه‌های اضافی می‌توانند استفاده از صفحه را سخت‌تر کنند و تکمیل تمرین را سخت‌تر کنند. من به افرادی که هر روز از این ابزار استفاده خواهند کرد نگاه می کنم: - آیا آنها با رابط کاربری راحت هستند؟ - آیا آنها می توانند کارهای رایج را بدون پشتیبانی انجام دهند؟ - آیا سیستم به خوبی روی دستگاه های آنها کار می کند؟ - آیا کارکنان جدید می توانند جریان کار اولیه را به سرعت یاد بگیرند؟ - آیا زبان و انواع فایل های مورد استفاده کسب و کار را پشتیبانی می کند؟ یک آژانس بازاریابی که یک بار با آن کار کردم، یک پلتفرم پروژه با ویژگی های گزارش دهی پیشرفته را انتخاب کرد. تیم به ندرت از گزارش ها استفاده می کرد. آنها به یک راه ساده برای تعیین وظایف، به اشتراک گذاری فایل ها و دیدن مهلت های زمانی نیاز داشتند. پس از رفتن به یک راه‌اندازی ساده‌تر، پیگیری به‌روزرسانی‌های تیم آسان‌تر شد. گزینه گران قیمت بهترین گزینه برای آن تیم نبود. ## نتایج را با اعداد ساده اندازه گیری کنید. من با توجه به تغییراتی که پس از پذیرش تغییر می کند قضاوت می کنم. اقدامات مفید عبارتند از: - زمان لازم برای تکمیل یک کار مشترک - تعداد ورودی های مکرر داده ها - زمان پاسخ مشتری - پیگیری های از دست رفته - درخواست های پشتیبانی از کارکنان - خطاهای ناشی از اطلاعات از دست رفته قبل از ایجاد تغییرات، یک خط مبنا بگیرید. اگر یک پاسخ 12 دقیقه قبل از معرفی یک سیستم جدید طول می کشد، همان کار را بعد از آن اندازه گیری کنید. ابزاری که زمان را به 8 دقیقه کاهش می دهد ممکن است مفید باشد. ابزاری که کار راه‌اندازی را بدون بهبود نتیجه اضافه می‌کند، ممکن است شایسته جایگاهی در گردش کار نباشد. اندازه گیری باید با هدف تجاری مطابقت داشته باشد. یک تیم فروش ممکن است تکمیل پیگیری را دنبال کند. یک تیم خدماتی ممکن است زمان پاسخگویی را ردیابی کند. یک تیم محتوا ممکن است زمان را از پیش‌نویس تا انتشار ردیابی کند. ## قبل از افزودن ویژگی‌های بیشتر، ویژگی‌ها را حذف کنید روش معمول من ساده است: حذف، ساده‌سازی و سپس جایگزین کردن. حساب‌های استفاده نشده، گزارش‌های مکرر، الگوهای قدیمی و هشدارهایی را که هیچ‌کس نمی‌خواند، مرور می‌کنم. از تیم می‌پرسم اگر مجبور بودند با سیستم‌های کمتری کار کنند، چه چیزی را حذف می‌کردند. یک شرکت دریافت که کارکنان اطلاعات را در سه گزارش هفتگی کپی می کنند. دو گزارش هرگز باز نشد. حذف آنها چندین ساعت در هفته را بدون خرید نرم افزار جدید ذخیره می کند. نادیده گرفتن این نوع تغییر آسان است زیرا چشمگیر به نظر نمی رسد. هنوز هم روز کاری را بهبود می بخشد. ## تست با یک گروه کوچک یک عرضه کامل می‌تواند مشکلات قابل اجتناب ایجاد کند. من ترجیح می دهم یک آزمون کوچک با افرادی که اغلب کار را انجام می دهند، انجام دهم. به آنها یک وظیفه روشن، یک دوره آزمایشی کوتاه و مکانی برای گزارش مشکلات بدهید. از آنها بپرسید: - چه چیزی آسان تر شد؟ - چه چیزی زمان بیشتری گرفت؟ - کدام مرحله گیج کننده بود؟ - چه اطلاعاتی گم شده بود؟ - آیا این ابزار را برای کارهای روزانه انتخاب می کنید؟ پاسخ های آنها مفیدتر از ارائه فروش است زیرا آنها از استفاده واقعی می آیند. یک ابزار باید از گردش کار پشتیبانی کند، نه اینکه تبدیل به گردش کار شود. وقتی مردم زمان بیشتری را صرف به‌روزرسانی سیستم‌ها می‌کنند تا کمک به مشتریان، راه‌اندازی نیاز به بررسی دیگری دارد. مجموعه ای کوچکتر از ابزارها، فرآیندهای واضح و اقدامات ساده می تواند پیشرفت بیشتری نسبت به یک لیست طولانی از نرم افزارهای جدید ایجاد کند.

بسیاری از تیم‌ها سخت کار می‌کنند، اما ساعت‌ها را به خاطر فایل‌های پراکنده، وظایف مکرر و به‌روزرسانی‌های نامشخص از دست می‌دهند. من این اتفاق را در مشاغل کوچک، تیم های راه دور و پروژه های انفرادی دیده ام. مشکل اغلب کمبود تلاش نیست. این فقدان ابزاری است که متناسب با شیوه واقعی کار افراد باشد. یک جعبه ابزار مفید باید پیگیری کار را آسان‌تر کند، اقدامات تکراری را کاهش دهد و به همه کمک کند تا بفهمند چه چیزی نیاز به توجه دارد. نیازی نیست که شامل ده ها برنامه باشد. چند ابزار خوب انتخاب شده می‌توانند از برنامه‌ریزی، ارتباطات، ذخیره‌سازی فایل و ردیابی پیشرفت بدون فشار بیشتر پشتیبانی کنند. من با نگاه کردن به خود کار شروع می کنم. چه کارهایی هر هفته ظاهر می شوند؟ تاخیر در کجا اتفاق می افتد؟ کدام به‌روزرسانی‌ها در ایمیل یا چت تکرار می‌شوند؟ یافتن کدام فایل ها سخت است؟ این سوالات نشان می دهد که یک ابزار کجا می تواند کمک کند. یک جعبه ابزار ساده ممکن است شامل موارد زیر باشد: - یک مدیر وظیفه برای تکالیف و سررسیدها - یک سیستم اسناد مشترک برای فایل ها و یادداشت ها - یک برنامه ارتباطی برای بحث های تیمی - یک تقویم برای جلسات و کارهای برنامه ریزی شده - یک ابزار اتوماسیون برای اقدامات معمول بهترین انتخاب به تیم بستگی دارد. یک طراح مستقل ممکن است به تابلوی پروژه، فضای ذخیره سازی ابری و ابزار فاکتور نیاز داشته باشد. یک تیم فروش کوچک ممکن است به سوابق مشتری، ردیابی ایمیل و یک تقویم مشترک نیاز داشته باشد. یک تیم محتوای در حال رشد ممکن است به یک تقویم سرمقاله، فضای نوشتن و مراحل تأیید نیاز داشته باشد. من از انتخاب ابزار فقط بر اساس محبوبیت اجتناب می کنم. یک برنامه شناخته شده اگر تلاش زیادی برای حفظ و نگهداری آن لازم باشد، همچنان می تواند یک تطابق ضعیف باشد. یک راه عملی برای انتخاب جعبه ابزار مناسب این است که کار را از ابتدا تا انتها دنبال کنید. 1. گردش کار اصلی را یادداشت کنید یک فرآیند مشترک را انجام دهید و هر مرحله را ثبت کنید. برای یک تیم بازاریابی، ممکن است به این صورت باشد: - دریافت درخواست محتوا - طرح موضوع - نوشتن پیش نویس - مرور محتوا - افزودن تصاویر - انتشار مقاله - ردیابی نتیجه این لیست نشان می دهد که تیم به چه چیزی نیاز دارد. ممکن است به مالکیت کار روشن، مکانی برای پیش نویس ها، فرآیند بررسی و روش گزارش دهی ساده نیاز داشته باشد. 2. مشکلات تکراری را که به دنبال کارهایی می گردم که باعث سردرگمی یا هدر دادن تلاش می شوند را پیدا کنید. افراد ممکن است چندین بار یک فایل را درخواست کنند. ممکن است لازم باشد یک مدیر هر هفته همان به‌روزرسانی وضعیت را درخواست کند. اعضای تیم ممکن است بدون اشتراک گذاری مرحله بعدی، کارها را به عنوان کامل علامت گذاری کنند. این مشکلات سیگنال های مفیدی هستند. آنها نشان می دهند که کجا یک ابزار جدید یا یک راه اندازی بهتر می تواند گردش کار را بهبود بخشد. 3. برای هر نیاز اصلی یک ابزار انتخاب کنید استفاده از چندین برنامه برای یک کار می تواند کار بیشتری ایجاد کند. اگر یک تیم یادداشت های پروژه را در ایمیل، چت و سه درایو جداگانه ذخیره کند، افراد تلاش بیشتری را صرف بررسی هر مکان می کنند. تنظیم واضح‌تر ممکن است موارد زیر را داشته باشد: - وظایف در یک تابلوی پروژه - فایل‌ها در یک درایو مشترک - به‌روزرسانی‌های تیم در یک کانال ارتباطی - جلسات و ضرب‌الاجل‌ها در یک تقویم مشترک این ساختار به هر نوع اطلاعات خانه‌ای واضح می‌دهد. 4. قوانین ساده ایجاد کنید یک ابزار تنها زمانی کار می کند که افراد به روشی مشابه از آن استفاده کنند. توصیه می‌کنم چند قانون اساسی تنظیم کنید: - به هر کار یک مالک بدهید - در صورت نیاز یک تاریخ سررسید مشخص اضافه کنید - از نام‌های کار یکسان در پروژه‌ها استفاده کنید - فایل‌های نهایی را در مکان مشترک ذخیره کنید - کار تمام شده را ببندید یا بایگانی کنید - بحث‌های فوری را از یادداشت‌های بلندمدت جدا نگه دارید. این قوانین نیازی به پیچیده بودن ندارند. هدف کاهش حدس و گمان است. 5. اتصال اقدامات روتین اتوماسیون می تواند به کارهای کوچکی که بارها و بارها اتفاق می افتد کمک کند. به عنوان مثال، یک فرم تکمیل شده می تواند یک کار را به طور خودکار ایجاد کند. یک درخواست مشتری جدید می تواند یک برگه ردیابی را وارد کند. یک پروژه تکمیل شده می تواند یک درخواست برای بازخورد ایجاد کند. من با دقت از اتوماسیون استفاده می کنم. یک اقدام خودکار باید یک مشکل واضح را حل کند. اگر درک تنظیمات سخت باشد، ممکن است به جای کاهش خطاهای جدیدی ایجاد کند. یک فروشگاه اینترنتی کوچک مثال مفیدی ارائه می دهد. مالک سفارشات را از طریق یک وب سایت، رسانه های اجتماعی و ایمیل دریافت کرد. جزئیات محصول در فایل‌های مختلف نگهداری می‌شد، بنابراین به‌روزرسانی سفارش اغلب با تأخیر انجام می‌شد. مالک اطلاعات محصول را به یک برگه مشترک منتقل کرد، از یک صفحه کار برای وضعیت سفارش استفاده کرد، و پاسخ‌های ذخیره‌شده را برای سؤالات رایج ایجاد کرد. بررسی روند آسان‌تر شد و سفارش‌های کمتری از دست رفت. این تغییر با اضافه کردن برنامه های زیاد به وجود نیامده است. این از دادن مکانی واضح به هر مرحله ناشی می شود. من به جنبه انسانی جعبه ابزار هم توجه دارم. اگر ابزاری دشوار به نظر برسد، افراد ممکن است به عادات قدیمی بازگردند. اعضای تیم به دستورالعمل های کوتاه، مثال های واضح و فضایی برای پرسیدن سوال نیاز دارند. یک راهپیمایی 20 دقیقه ای می تواند مفیدتر از یک سند طولانی باشد که هیچ کس آن را نمی خواند. پس از مدتی استفاده از جعبه ابزار، آن را مرور کنید. بپرسید: - کدام ابزار باعث صرفه جویی در تلاش می شود؟ - کدام ابزار باعث سردرگمی می شود؟ - آیا افراد اطلاعات مشابهی را بیش از یک بار وارد می کنند؟ - آیا می توان یک کار را به جای خودکار حذف کرد؟ - آیا هر ابزاری همچنان از گردش کار فعلی پشتیبانی می کند؟ کار با رشد یک کسب و کار تغییر می کند. مجموعه ای که برای یک تیم دو نفره مناسب باشد ممکن است برای یک تیم بیست نفره مناسب نباشد. من با جعبه ابزار به عنوان بخشی از گردش کار رفتار می کنم، نه به عنوان مجموعه ای دائمی از نرم افزار. هوشمندانه‌تر کار کردن با یک دید واضح از کار شروع می‌شود. مراحل تکراری را حذف کنید، به اطلاعات یک خانه شفاف بدهید و ابزارهایی را انتخاب کنید که افراد بتوانند بدون پشتیبانی مداوم از آنها استفاده کنند. جعبه ابزار مناسب هر کاری را ناپدید نمی کند. این به افراد کمک می کند تا توجه بیشتری به کارهای مفید و کمتر برای جستجو، کپی کردن و درخواست به روز رسانی کنند.

جعبه ابزار بهتر همیشه به معنای افزودن برنامه های بیشتر نیست. من تیم‌هایی را دیده‌ام که ابزارهای پروژه، برنامه‌های یادداشت، پلتفرم‌های چت، برنامه‌های طراحی و سیستم‌های گزارش‌دهی را جمع‌آوری می‌کنند تا زمانی که یک کار ساده نیاز به چندین بار ورود داشته باشد. سرعت کار کند می شود، اطلاعات پراکنده می شود و مردم زمان بیشتری را صرف بررسی ابزارها می کنند تا استفاده از آنها. سوال واقعی این نیست که "چه ابزار جدیدی باید بخرم؟" این است، "کجا جعبه ابزار فعلی من کار را سخت تر می کند؟" ## با مشکلات روزانه شروع کنید و کارهایی را که بیشترین زمان را می‌گیرند یادداشت می‌کنم. این ممکن است شامل موارد زیر باشد: - جستجوی فایل‌های از دست رفته - تکرار همان ورودی داده - ارسال به‌روزرسانی‌های وضعیت دستی - انتقال اطلاعات بین پلتفرم‌ها - توضیح فرآیند مشابه برای اعضای جدید تیم - رفع خطاهای ناشی از مالکیت نامشخص این لیست نقطه شروع بهتری نسبت به فهرست نرم‌افزارهای محبوب به من می‌دهد. یک ابزار باید یک مشکل واقعی کار را حل کند. یک صفحه ویژگی طولانی ثابت نمی کند که با روند من مطابقت دارد. به عنوان مثال، یک تیم بازاریابی کوچک ممکن است از ایمیل برای بازخورد مشتری، یک صفحه گسترده برای مهلت‌ها، و یک برنامه چت برای به‌روزرسانی‌های داخلی استفاده کند. هر ابزار ممکن است به تنهایی کار کند. آنها با هم می توانند پیام های از دست رفته و مالکیت وظایف نامشخص ایجاد کنند. ممکن است مشکل کمبود ابزار نباشد. مشکل ممکن است این باشد که ابزارها گردش کار واضحی ندارند. ## ابزارهایی را که از قبل دارم مرور کنید قبل از آزمایش یک پلت فرم جدید، تنظیمات فعلی را بررسی می کنم. می پرسم: - هر هفته از کدام ابزار استفاده کنم؟ - کدام ابزار به ندرت باز می شود؟ - رکوردهای تکراری کجا ظاهر می شوند؟ - کدام کارها هنوز نیاز به کپی دستی دارند؟ - آیا یک عضو جدید تیم می تواند جریان کار را درک کند؟ - آیا مدیریت تنظیمات دسترسی آسان است؟ یک جدول ساده می تواند کمک کند: | وظیفه | ابزار فعلی | مشکل اصلی | تغییر احتمالی | |---|---|---|---| | برنامه ریزی پروژه | صفحه گسترده | ردیابی به روز رسانی ها سخت است | استفاده از یک صفحه کار مشترک | | بازخورد مشتری | ایمیل | درخواست ها دفن می شوند | ایجاد یک فضای بازخورد مرکزی | | ذخیره سازی فایل | درایو ابری | نام پوشه ها نامشخص است | تنظیم یک سیستم نامگذاری مشترک | | گزارش های هفتگی | سند راهنما | داده ها بیش از یک بار کپی می شوند | اتصال داده های منبع | این بررسی اغلب یک راه حل کم هزینه را نشان می دهد. تغییر نام پوشه ها، حذف مراحل استفاده نشده، یا تنظیم یک منبع حقیقت ممکن است بیشتر از افزودن اشتراک دیگری کمک کند. ## ابزارها را بر اساس گردش کار انتخاب کنید وقتی نرم افزار را مقایسه می کنم، روی نحوه پشتیبانی آن از کار من از ابتدا تا انتها تمرکز می کنم. یک جعبه ابزار مفید باید این موارد را آسان‌تر کند: 1. گرفتن کار 2. اختصاص مالک 3. تعیین تاریخ سررسید 4. ذخیره فایل‌های مرتبط 5. پیگیری پیشرفت 6. اشتراک‌گذاری نتایج 7. مرور مواردی که باید تغییر کند اگر ابزاری بخش کوچکی از این فرآیند را انجام می‌دهد اما در جای دیگری کار اضافی ایجاد می‌کند، من با دقت با آن رفتار می‌کنم. یک رابط تمیز نیز مهم است. افراد برای انجام یک کار اساسی نباید به یک جلسه آموزشی طولانی نیاز داشته باشند. این ابزار ممکن است ویژگی های زیادی ارائه دهد، اما کاربران روزانه به منوهای واضح، مجوزهای ساده و جستجوی قابل اعتماد نیاز دارند. همچنین بررسی می‌کنم که آیا این ابزار با سیستم‌هایی که قبلاً استفاده می‌کردم کار می‌کند یا خیر. یک پلت فرم جدید که نمی تواند به ایمیل، تقویم، ذخیره سازی یا ابزارهای گزارش متصل شود، ممکن است یک فضای کاری مجزا ایجاد کند. ## تست با یک پروژه کوچک من یک آزمایش کوتاه را با استفاده از یک کار واقعی ترجیح می دهم. یک پروژه نمونه می تواند مشکلاتی را که در حین کار عادی ظاهر می شوند پنهان کند. برای آزمایش، من یک فرآیند را انتخاب می کنم که باعث تاخیرهای منظم می شود. گردش کار تایید مشتری یک مثال مفید است. من ابزار را راه‌اندازی می‌کنم، از افرادی که تأییدیه‌ها را مدیریت می‌کنند دعوت می‌کنم و کار را از درخواست تا امضای نهایی دنبال می‌کنم. جزئیات عملی را اندازه‌گیری می‌کنم: - مدت زمان راه‌اندازی چقدر طول می‌کشد - هر فرد به چند مرحله نیاز دارد - آیا اعلان‌ها مفید هستند - چقدر آسان است اطلاعات گذشته را پیدا کنید - آیا تیم واقعاً از ابزار استفاده می‌کند - چه اتفاقی می‌افتد وقتی شخصی یک ضرب الاجل را از دست بدهد ابزاری که در نسخه نمایشی محصول خوب به نظر می‌رسد ممکن است در طول یک هفته شلوغ احساس کندی داشته باشد. من به استفاده مکرر بیشتر از ارائه صیقلی اعتماد دارم. ## بررسی هزینه و قیمت دسترسی تنها بخشی از تصمیم است. من همچنین به موارد زیر نگاه می‌کنم: - محدودیت‌های کاربر - قوانین ذخیره‌سازی - گزینه‌های صادرات - کانال‌های پشتیبانی - بازیابی حساب - مجوزهای داده - شرایط قرارداد - هزینه‌های یکپارچه‌سازی اگر تیم به فضای ذخیره‌سازی اضافی یا اتصالات پولی نیاز داشته باشد، ممکن است هزینه ماهانه کم باقی بماند. یک طرح رایگان همچنین ممکن است ویژگی های مورد نیاز برای کار روزانه را محدود کند. من مطمئن می شوم که تیم می تواند با پرونده ها و سوابق خودش را ترک کند. هنگامی که نیازهای کسب و کار تغییر می کند، گزینه های صادراتی واضح ریسک را کاهش می دهد. ## قوانین تیمی ساده بسازید حتی یک ابزار مفید نیز بدون عادات مشترک می تواند شکست بخورد. من چند قانون اساسی را تعیین کردم: - از یک مکان برای کارهای فعال استفاده کنید - به هر کار یک مالک مشخص بدهید - از نام فایل های ثابت استفاده کنید - تاریخ های سررسیدی را اضافه کنید که حجم کار واقعی را نشان می دهد - تصمیمات را در جایی که کل تیم می توانند آنها را پیدا کنند ضبط کنید - پروژه های قدیمی را از نماهای فعال حذف کنید این قوانین بدون ایجاد یک کتابچه راهنمای طولانی سردرگمی را کاهش می دهند. همچنین از اعضای تیم می‌پرسم که چه چیزی سخت است. شخصی که به درخواست های مشتری رسیدگی می کند ممکن است متوجه مشکلی شود که مدیر آن را نمی بیند. بازخورد خوب می تواند نشان دهد که آیا ابزار از جریان کار واقعی پشتیبانی می کند یا فقط از راه دور سازماندهی شده به نظر می رسد. یک جعبه ابزار بهتر اغلب کوچک‌تر، واضح‌تر و نگهداری آسان‌تر است. من به دنبال ابزارهایی هستم که کارهای تکراری را حذف می‌کنند، اطلاعات را در یک مکان نگه می‌دارند و به مردم کمک می‌کنند بفهمند که چه کاری باید انجام شود. وقتی ابزاری در یک آزمون واقعی پروژه موفق می شود و با عادات روزانه تیم مطابقت دارد، جایگاهی را در جریان کار به دست می آورد.

یک ابزار قدیمی می تواند یک روال آشنا را زنده نگه دارد در حالی که بی سر و صدا سرعت کار در اطراف آن را کاهش می دهد. من دیده ام که تیم ها ساعت ها را صرف کپی کردن داده ها بین صفحات گسترده، حساب های ایمیل و گزارش های جداگانه کرده اند. کار انجام می شود، اما تاخیرهای کوچکی ایجاد می شود. یک مشتری منتظر پاسخ است. یک مدیر سه فایل را برای یافتن یک به روز رسانی بررسی می کند. یکی از کارکنان وظیفه ای را تکرار می کند که نرم افزار می تواند با چند کلیک انجام دهد. مشکل همیشه سن خود ابزار نیست. سوال واقعی این است که آیا هنوز از روشی که امروزه کسب و کار شما کار می کند پشتیبانی می کند یا خیر. ### نشانه هایی که ابزارهای فعلی شما را باز می دارند، من معمولاً قبل از دیدن نرم افزار جدید به گردش کار روزانه نگاه می کنم. ابزار ممکن است زمانی نیاز به به‌روزرسانی داشته باشد که: - کارمندان اطلاعات یکسانی را بیش از یک بار وارد کنند - جزئیات مشتری در بسیاری از فایل‌ها پخش شده است - گزارش‌ها ساعت‌ها طول می‌کشد تا آماده شوند - اعضای تیم برای ردیابی وظایف به یادداشت‌های شخصی تکیه می‌کنند - سیستم با ابزارهایی که قبلاً استفاده می‌کنید وصل نمی‌شود - خطاهای کوچکی در حین انتقال دستی داده ظاهر می‌شوند - کارکنان جدید به زمان طولانی برای یادگیری فرآیندهای اولیه نیاز دارند - نمی‌توانید به راحتی وضعیت پلتفرم درخواستی شما را به راحتی مشاهده کنید. آنها نشان می دهند که روند فعلی ممکن است دیگر با نیازهای شما مطابقت نداشته باشد. ### با کار شروع کنید نه با نرم افزار وقتی یک روند کند را مرور می کنم، هر مرحله را از ابتدا تا انتها یادداشت می کنم. سوالات مشتری را به عنوان مثال در نظر بگیرید: 1. مشتری پیامی ارسال می کند. 2. یک کارمند جزئیات را در یک صفحه گسترده کپی می کند. 3. یکی دیگر از اعضای تیم در دسترس بودن را بررسی می کند. 4. پاسخ نوشته و ارسال می شود. 5. اطلاعات مشتری به یک فایل جداگانه اضافه می شود. 6. یک مدیر یک گزارش هفتگی ایجاد می کند. این فرآیند ممکن است برای تعداد کمی از پرس و جوها کار کند. با افزایش تقاضا، ورود مکرر داده ها فضای بیشتری برای تاخیر و اشتباه ایجاد می کند. یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری می تواند پرس و جو، جزئیات تماس، کار پیگیری و وضعیت را در یک مکان قرار دهد. ارزش از حذف کارهای مکرر حاصل می شود، نه از جمع آوری ویژگی های بیشتر. ### یک مشکل را در یک زمان جایگزین کنید. من یک تغییر کوچکتر را ترجیح می دهم. فرآیندی را انتخاب کنید که باعث تاخیرهای منظم شود. قبل از ایجاد تغییرات آن را اندازه گیری کنید: - کار چقدر طول می کشد؟ - چند نفر اطلاعات یکسانی را لمس می کنند؟ - خطاها کجا ظاهر می شوند؟ - کدام مراحل را می توان حذف کرد؟ - چه اطلاعاتی باید در دسترس باقی بماند؟ یک تجارت کوچک ممکن است با یک سیستم وظیفه مشترک شروع شود. یک تیم فروش ممکن است با پایگاه داده مشتری شروع کند. یک تیم مالی ممکن است نرم افزار گزارشگری را انتخاب کند که محاسبات دستی را کاهش می دهد. این رویکرد به تیم محل روشنی برای شروع می دهد. همچنین دیدن اینکه آیا ابزار جدید به شما کمک می‌کند یا خیر را آسان‌تر می‌کند. ### یک مثال عملی یک استودیوی طراحی محلی زمانی پروژه ها را از طریق ایمیل، یادداشت های کاغذی و یک صفحه گسترده مشترک مدیریت می کرد. هر پروژه یک رشته ایمیل متفاوت داشت. اعضای تیم اغلب درخواست به‌روزرسانی می‌کردند، زیرا یافتن آخرین اطلاعات سخت بود. استودیو درخواست های پروژه را به یک پلت فرم وظیفه منتقل کرد. هر درخواست یک مالک، یک تاریخ سررسید، یک بخش فایل و یک برچسب پیشرفت دریافت کرد. تیم ایمیل را برای ارتباط با مشتری نگه داشت، اما به روز رسانی های داخلی در پرونده پروژه باقی ماند. پس از چند هفته، استودیو روند جدید را با روند قبلی مقایسه کرد. کارکنان زمان کمتری را صرف درخواست به‌روزرسانی وضعیت کردند. مدیران می‌توانند کار فعال را از یک صفحه بررسی کنند. این استودیو همه ابزارهای قدیمی را حذف نکرد و به بسته نرم افزاری بزرگی نیاز نداشت. بخشی از فرآیند را که بیشترین اصطکاک را ایجاد می کرد، تغییر داد. ### به مردم کمک کنید تا سیستم جدید را اتخاذ کنند یک ابزار جدید نمی تواند فرآیندی را که مردم درک نمی کنند حل کند. من یک راهنمای کوتاه ایجاد می‌کنم که توضیح می‌دهد: - ابزار برای چه چیزی استفاده می‌شود - کدام وظایف متعلق به آن است - چه کسی هر رکورد را به‌روزرسانی می‌کند - چگونه پیشرفت نشان داده می‌شود - جایی که کارمندان می‌توانند کمک بخواهند آموزش زمانی بهتر عمل می‌کند که از وظایف واقعی کار روزانه تیم استفاده می‌کند. یک کارمند فروش می تواند اضافه کردن یک درخواست مشتری را تمرین کند. یک مدیر پروژه می تواند یک کار ایجاد کند و آن را به یک همکار محول کند. این باعث می شود که تغییر با کار معمولی آسان تر شود. در صورت نیاز، سیستم قدیمی را برای یک دوره مرجع محدود در دسترس نگه دارید، اما یک نقطه روشن برای کار فعال برای حرکت به فرآیند جدید تعیین کنید. استفاده از دو سیستم برای یک کار می‌تواند همان سردرگمی را ایجاد کند که می‌خواستید برطرف کنید. ### نتایج را با اقدامات ساده بررسی کنید. برای قضاوت در مورد یک ابزار نیازی به گزارش پیچیده ندارید. چند نکته مفید را دنبال کنید: - میانگین زمان برای تکمیل کار - تعداد ورودی های دستی - تعداد پیگیری های از دست رفته - زمان صرف شده برای تهیه گزارش ها - بازخورد از افرادی که از سیستم استفاده می کنند اگر اعداد بهبود نیافتند، دوباره به روند نگاه کنید. مشکل ممکن است راه اندازی ضعیف، آموزش محدود، یا ابزاری باشد که برای کار مناسب نیست. سوال درست این نیست که "آیا این جدیدترین نرم افزار است؟" من می پرسم: "آیا این ابزار به افراد کمک می کند کار را با سردرگمی کمتر و مراحل تکراری کمتر تکمیل کنند؟" ابزارهای قدیمی می توانند برای کارهای پایدار و ساده مفید باقی بمانند. وقتی تیم را مجبور می کنند تا دور آنها کار کند، مشکل ساز می شوند. یک بررسی دقیق، یک نقطه شروع کوچک و راهنمایی کاربر واضح می‌تواند به شما کمک کند تا گردش کار را بدون ایجاد تغییرات غیر ضروری بهبود بخشید. ما تجربه گسترده ای در زمینه صنعت داریم. برای مشاوره حرفه ای با ما تماس بگیرید: Echo: echo@yanxitrading.com/WhatsApp +8618962215565.

پیتر اف دراکر (2007) چالش های مدیریت برای قرن 21 دیوید آلن (2015) انجام کارها هنر بهره وری بدون استرس کلایتون ام کریستنسن و مایکل ای رینور (2003) راه حل مبتکر ایجاد و پایداری رشد موفق (19 جون پی انج کوتر) جی هریس (2007) رقابت بر روی تجزیه و تحلیل علم جدید برنده شدن فردریک پی بروکس جونیور (1995) مقاله های اسطوره ای انسان-ماه در مورد مهندسی نرم افزار